WebPol y e-Hotel: qué pasó con el parte de viajeros

Un gestor que se hizo cargo de una pensión hace tres años heredó una carpeta con dos datos apuntados a mano: un código de establecimiento y una contraseña para entrar en WebPol. Otro tiene todavía en su programa de gestión una casilla que dice “enviar a e-Hotel” y que nadie ha vuelto a marcar. Y quien busca hoy cómo se hace el registro policial de viajeros encuentra guías largas, con capturas de pantalla, de un canal que dejó de serlo hace casi dos años.

Lo que sigue es la parte que no suele contarse: cómo funcionaba aquel canal por dentro, de dónde salían esas credenciales, qué era el fichero de texto que generaba tu programa, y qué precepto exacto es el que hoy obliga a pasar por la plataforma del Ministerio. Si lo que buscas es el relato del cambio de plataforma y el mapa de a quién se comunica el parte según el territorio, eso está contado en Hospederías de la Guardia Civil, que era la otra mitad del mismo sistema.

Qué eran WebPol y e-Hotel, y qué norma los sostenía

Empecemos por lo que se puede afirmar y lo que no. Ninguna norma los llama por su nombre: ni la Orden INT/1922/2003, ni la resolución que la desarrolló, ni la nota con la que Interior anunció la plataforma nueva usan las palabras “WebPol” o “e-Hotel”. Son nombres de uso, los dos con los que el sector conoció el canal web de la Policía Nacional para los partes de entrada, y en la práctica se han empleado de forma intercambiable.

Lo que sí está escrito es el canal. La Orden INT/1922/2003 enumeraba cuatro sistemas para comunicar a las dependencias policiales la información de las hojas-registro, y merece la pena leerlos completos porque enseñan de qué época venimos¹:

Papel. Presentar o enviar por correo dos copias de la hoja-registro a la Comisaría de Policía o, en su defecto, al Puesto de la Guardia Civil. Una copia se quedaba allí y la otra volvía sellada al establecimiento como acreditación. El correo solo se admitía en municipios sin dependencias policiales.
Fax a la Comisaría o, a falta de ella, a la Comandancia de la Guardia Civil, siempre que tuvieran medios de recepción idóneos. El acuse llegaba por fax o por correo con copia sellada.
Soporte magnético entregado en mano en la dependencia, que devolvía el soporte y un documento acreditativo.
Transmisión de ficheros vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía o de la Guardia Civil. Este cuarto sistema es el que dio origen a WebPol y a Hospederías.

Tres detalles de ese apartado explican bastante del desconcierto actual. El primero: la Orden no reparte el canal telemático por territorio, solo dice “según el caso”. Lo que reparte de forma expresa, y en ese orden de preferencia, es el papel y el fax: primero la Comisaría de Policía y, en su defecto, la Guardia Civil.

El segundo es que ninguno de los cuatro sistemas eximía del trabajo de papeleo interno:

La utilización de cualquiera de los sistemas señalados no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente.

Orden INT/1922/2003, apartado tercero, punto 2¹

Y el tercero es que el canal no se elegía en cada envío, se declaraba una vez: los establecimientos debían “proponer a las correspondientes dependencias policiales el sistema” que iban a usar como medio habitual de comunicación¹. De ahí que tantos alojamientos tengan un canal fijado desde hace quince años y ninguna idea de cómo se cambió.

Por qué las credenciales de e-Hotel salían de la comisaría

Esta es la parte que más gente recuerda y la que hoy más despista, porque en la plataforma nueva no hay ninguna ventanilla equivalente. El alta en el canal telemático no se pedía por internet: se pedía a través de la dependencia policial. Lo fijaba la resolución que desarrolló ese cuarto sistema, que reducía los procedimientos de transmisión a dos, el disquete y la web:

b) Transmisión de los ficheros a través de conexión a las páginas Web de la Dirección General de la Policía o de la Guardia Civil, según corresponda. Para utilizar este procedimiento se requerirá la previa solicitud a dichas Direcciones Generales, a través de las dependencias policiales a las que actualmente entregan los partes de viajeros, las cuales determinarán los requisitos de acceso para garantizar la seguridad.

Resolución de 14 de julio de 2003, apartado segundo, letra b)²

Conviene leer con cuidado quién concedía qué, porque se cuenta casi siempre mal. La comisaría o el puesto eran la ventanilla de entrada de la solicitud; quienes otorgaban el acceso y fijaban sus requisitos de seguridad eran las Direcciones Generales. El propio diseño de los ficheros lo confirma para el código: el “código del establecimiento hotelero” es un campo de diez caracteres que “se asignará por la D.G.P. y por la D.G.G.C.”².

El otro procedimiento de la resolución, el que hoy suena a arqueología, era la letra a): grabar el fichero en un disco flexible de tres pulgadas y media y entregarlo en la dependencia policial, que extendía un “recibí” para constancia en el establecimiento².

El fichero de texto que generaba tu programa de gestión

Muchos alojamientos nunca vieron la pantalla de e-Hotel, y no porque no la usaran: porque su programa de gestión generaba el fichero y lo subía. Ese formato está tasado en el anexo de la resolución de 2003, y su rigidez explica por qué integrarlo era trabajo de informático²:

Código ASCII de 8 bits por carácter, en formato txt, sin ningún tipo de compresión y sin utilidades de volcado tipo backup.
Sin abreviaturas y solo con caracteres del alfabeto occidental. Los valores alfabéticos, en mayúsculas y alineados a la izquierda.
Campos separados por el carácter pipe (|), con el separador obligatorio incluso cuando el campo iba vacío.
Apellidos compuestos separados por un único espacio en blanco, nunca por signos especiales.
Registros separados por retorno de carro y salto de línea, salvo el último.
Nombre del fichero: código de la entidad emisora de diez bytes, un punto y una secuencia de tres dígitos que empieza en 001, sube de uno en uno hasta 999 y vuelve a empezar. El ejemplo de la propia norma es 28391AAH01.001.

Dentro, tres tipos de registro: el tipo 0 solo si quien enviaba era una agrupación hotelera, el tipo 1 con los datos del establecimiento y de control, y un tipo 2 por cada persona alojada desde la última comunicación.

De aquel diseño quedan dos herencias en el sistema actual. Una es el concepto: el envío por lotes desde una aplicación externa sigue siendo el modo en que trabajan los alojamientos con volumen, solo que hoy la integración se hace contra la plataforma del Ministerio y no subiendo un .txt a una web. La otra es el motivo por el que un programa antiguo puede seguir “funcionando” en apariencia: si genera el fichero y lo deja en un destino que ya no lo recoge, nadie devuelve un error.

Qué precepto obliga hoy a pasar por el canal del Ministerio

La Orden de 2003 no está derogada del todo, y ese es el detalle que más se lee al revés. El Real Decreto 933/2021 la dejó en pie de forma condicionada, y su disposición transitoria única lo remacha: las disposiciones de la derogatoria “seguirán siendo de aplicación (…) hasta que se dicten las normas de desarrollo de este real decreto, en tanto no se opongan a lo establecido en él”³. El texto consolidado de la Orden en el BOE lleva esa advertencia en cabecera¹.

Que sobreviva en parte no reabre WebPol, y la razón está en el condicionante. Lo que sobrevive es lo que no contraviene el decreto, y el canal de comunicación es justo lo que el decreto sustituye. Dos preceptos lo hacen, y conviene no confundirlos porque dicen cosas distintas:

El artículo 6.4 impone la vía: “Las comunicaciones previstas en este artículo se realizarán por procedimientos telemáticos”. Lleva una excepción expresa que casi nunca se cita, para los sujetos obligados que ejercen el hospedaje de manera no profesional, que podrán hacerlas por medios no telemáticos “por el procedimiento que se determine”⁴. Ese procedimiento no se ha determinado, así que la excepción está escrita pero hoy no tiene por dónde ejercerse.
La disposición adicional segunda es la que remite al Ministerio: “La transmisión y conservación de los datos exigida por este real decreto a los sujetos obligados se hará conforme a los sistemas y procedimientos que se establezcan por el Ministerio del Interior”³. De aquí, y no del artículo 6.4, sale que el sistema sea el que el Ministerio habilite.

La orden ministerial de desarrollo que el decreto habilita a dictar en su disposición final segunda sigue sin publicarse, y de ahí que la Orden de 2003 no acabe de morirse del todo. Por qué esa orden no llega, y qué depende de ello, está en el expediente que Bruselas abrió al registro de viajeros.

Sobre la fecha: el 2 de diciembre de 2024 es el día en que el Ministerio del Interior activó el registro, y su nota lo describe con una frase que no admite lectura suave: la aplicación “elimina los antiguos libros de registro que debían elaborar las propias empresas y los sustituye por la agilidad y funcionalidad de los modernos sistemas electrónicos de comunicación”⁵. Desde entonces el parte no se envía a la Policía ni a la Guardia Civil como trámite separado: se comunica una vez a la plataforma del Ministerio y son las fuerzas de seguridad las que acceden allí.

Qué datos se comunican hoy, y por qué son más que antes

El salto no es solo de canal. La hoja-registro de la Orden de 2003 era un modelo de parte con los datos del viajero y del establecimiento¹. Lo que pide hoy la plataforma es el anexo I del Real Decreto 933/2021, “Datos a facilitar en el ejercicio de la actividad de hospedaje”, con dos versiones, una para el ejercicio profesional y otra para el no profesional. El anexo II es el del alquiler de vehículos, así que un alojamiento no lo presenta nunca.

Dos bloques del anexo I no tenían equivalente en el parte antiguo y son los que más consultas generan:

Los datos del pago. Tipo de pago, identificación del medio (tipo y número de tarjeta, IBAN, solución de pago por móvil), titular del medio de pago, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha del pago.
La relación de parentesco entre los viajeros, exigible cuando alguno de ellos es menor de edad.

En cambio, los datos del establecimiento son más escuetos de lo que muchos esperan, y no incluyen ningún número de registro turístico: tipo de establecimiento, denominación, dirección completa, código postal, localidad y provincia.

Cuánto cuesta no comunicar el parte

Es el riesgo real de arrastrar un canal antiguo: los partes no salen y nadie avisa. El Real Decreto 933/2021 no tiene régimen sancionador propio, lo dice él mismo en su artículo 8.1: las infracciones se rigen por el capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015. Lo que hace el decreto es clasificar las conductas⁶:

Conducta	Calificación	Cuantía
Carencia de los registros documentales	Grave, por el artículo 36.20 de la LO 4/2015	De 601 a 30.000 €
Omisión de las comunicaciones obligatorias	Grave, por el artículo 36.20 de la LO 4/2015	De 601 a 30.000 €
Irregularidades o deficiencias en los registros	Leve, por el artículo 37.9 de la LO 4/2015	De 100 a 600 €
Comunicación fuera de plazo	Leve, por el artículo 37.9 de la LO 4/2015	De 100 a 600 €

Los tramos los fija el artículo 39.1 de la Ley Orgánica 4/2015⁷. La línea que importa a quien viene de e-Hotel es la frontera entre las dos mitades de la tabla: un parte que sale tarde es una infracción leve; un parte que nunca sale es una omisión, y eso es grave. El detalle de cómo se gradúa cada tramo está en las sanciones del RD 933/2021.

Cataluña y País Vasco quedaban fuera ya en 2003

La plataforma del Ministerio no cubre todo el mapa, y esa frontera no la inventó el Real Decreto 933/2021. La propia Orden de 2003 ya se reservaba el terreno en su única disposición adicional:

Disposición adicional única. Régimen competencial. Lo dispuesto en la presente Orden será sin perjuicio de las competencias que en esta materia tienen reconocidas las Comunidades Autónomas con competencias para la protección de personas y bienes y para el mantenimiento de la seguridad ciudadana.

Orden INT/1922/2003, disposición adicional única⁸

Son las comunidades con policía integral propia. Quien tiene el alojamiento en Cataluña comunica a los Mossos d’Esquadra por el Registre de viatgers, y quien lo tiene en el País Vasco, a la Ertzaintza por su propio sistema; el mapa de los tres canales está en Cataluña y País Vasco. Lo que sí ha desaparecido es la otra frontera, la que organizaba el mundo de WebPol y Hospederías: hoy ya no decide si tu municipio era zona de Policía Nacional o de Guardia Civil.

Qué hacer si todavía tienes credenciales de WebPol

No hay nada que recuperar ni ninguna contraseña que restablecer, porque el alta en el sistema vigente no parte de la anterior. La Sede Electrónica del Ministerio lo plantea como un trámite de cero: registrarse en la aplicación es “paso previo y necesario para poder operar en sistema”, y para ello “se requiere certificado digital o estar dado de alta en cl@ve”⁹.

Date de alta como sujeto obligado. Es el primer paso y va en el trámite Hospedajes de la Sede Electrónica del Ministerio del Interior. La firma del alta pide Cl@ve Firma, o Autofirm@ si trabajas con un certificado instalado en el equipo⁹.
Registra el establecimiento. Un alojamiento, una ficha, con lo escueto que pide el anexo I. Aquí corre un plazo propio que suele pasarse por alto: la comunicación previa va antes de diez días desde que completas los trámites administrativos exigibles y, en todo caso, antes de ejercer la actividad (artículo 6.2)⁴.
Revisa a dónde apunta tu programa de gestión. Si sigue generando el fichero del formato de 2003, ese es el punto exacto donde se pierden los partes.
Comunica cada parte en plazo, dentro de las 24 horas siguientes a la reserva y al inicio de los servicios contratados (artículo 6.3)⁴.
Guarda el registro informático tres años desde el final de cada estancia (artículo 5.3)⁴.

Si el alta se te atasca, revisa las credenciales y los accesos de SES.HOSPEDAJES y los errores más frecuentes de la plataforma.

Preguntas frecuentes

¿Puedo seguir enviando partes de viajeros por WebPol o e-Hotel? Enviar partes de viajeros por WebPol o e-Hotel ya no es posible: desde el 2 de diciembre de 2024 la transmisión de los datos se hace por el procedimiento que ha establecido el Ministerio del Interior, que es SES.HOSPEDAJES, y así lo remite la disposición adicional segunda del Real Decreto 933/2021. El canal vigente cubre toda España salvo Cataluña y País Vasco, que tienen sus propios sistemas.

¿Eran WebPol y e-Hotel dos sistemas distintos? WebPol y e-Hotel son los dos nombres con los que se conoció un mismo canal, el que la Policía Nacional mantenía en la web para recibir los partes de entrada de viajeros, y en la práctica se han usado de forma intercambiable. Ninguna norma los nombra: la Orden INT/1922/2003 describe el canal por lo que hacía, la transmisión de ficheros vía Internet al Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía o de la Guardia Civil.

¿Por qué me dieron el usuario en la comisaría y ahora no? El usuario se pedía en la comisaría porque la resolución de 2003 hacía de la dependencia policial la ventanilla de entrada de la solicitud, aunque el acceso lo concedían las Direcciones Generales de la Policía y de la Guardia Civil, que fijaban además los requisitos de seguridad. El sistema actual sustituye esa ventanilla por la identificación electrónica: el alta se hace en la Sede Electrónica del Ministerio del Interior con certificado digital o Cl@ve, sin pasar por ninguna dependencia.

¿Sirve en SES.HOSPEDAJES el fichero de texto con campos separados por pipe? El fichero de texto con campos separados por pipe no sirve en SES.HOSPEDAJES: era el diseño que fijaba el anexo de la resolución de 14 de julio de 2003 para el canal antiguo, con código ASCII, mayúsculas y tres tipos de registro. El envío masivo sigue existiendo, pero se hace integrando la aplicación de gestión contra la plataforma del Ministerio, no subiendo ese fichero a una web policial.

¿Quién me asigna hoy el código de establecimiento? Hoy el código de establecimiento lo genera la propia plataforma al dar de alta el alojamiento, no una dirección general. En el canal antiguo el código del establecimiento hotelero era un campo de diez caracteres que, según el diseño de ficheros de 2003, asignaban la Dirección General de la Policía y la de la Guardia Civil.

¿Tengo que hacer algo si mi programa de gestión sigue apuntando a e-Hotel? Si tu programa de gestión sigue apuntando a e-Hotel tienes que cambiar la integración, y conviene hacerlo antes de comprobar si hay partes perdidos: un fichero que se genera y no llega a destino no devuelve error, así que la incidencia no se ve hasta que llega una inspección. Revisa la configuración del envío, contrasta los partes comunicados en la plataforma con tus estancias del último trimestre y regulariza lo que falte.

Del fichero por lotes al envío automático

Quien viene de e-Hotel lleva años en una de dos rutinas: teclear partes o generar un fichero y subirlo a mano. El cambio de plataforma no obliga a elegir la misma otra vez, porque hoy la integración puede empezar antes, en la reserva, y no al final, en el fichero.

Es lo que hace RegistroViajero. La reserva entra por iCal, el huésped completa sus propios datos antes de llegar en un check-in digital disponible en nueve idiomas, y el parte se comunica en plazo con su justificante archivado. Nadie construye un .txt ni lo sube a ningún sitio. Puedes ver cómo funciona la automatización completa o probarlo 15 días sin tarjeta.

Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico profesional. Los nombres de menús y trámites pueden cambiar entre actualizaciones de las plataformas oficiales.