¿Reserva de hospedaje o parte de viajeros? Cuál toca y cuándo

Entras en SES.HOSPEDAJES, llegas a la pantalla “Alta comunicación” y el portal te planta un selector: parte de viajeros o reserva de hospedaje. Ninguna pantalla te explica la diferencia, y la duda es tan común que “reserva de hospedaje o parte de viajeros” es de las búsquedas más frecuentes sobre el portal.

Elegir mal no es un detalle estético. Cada tipo tiene su propio disparador y su propio reloj de 24 horas, así que mandar una reserva donde tocaba un parte deja la otra comunicación sin hacer, y una comunicación que falta no se trata igual que una que llega tarde: la primera es infracción grave, la segunda leve.

Quien más se lo encuentra es el gestor que trabaja con reservas de plataforma, porque ahí el contrato se cierra semanas o meses antes de que el huésped ponga un pie en la vivienda, y porque el canal de venta cambia quién tiene que comunicar cada cosa. Vamos con el detalle: de dónde salen las dos comunicaciones, qué lleva cada una, quién las envía cuando la reserva entra por un portal, y qué hacer con cancelaciones, cambios y walk-ins.

Qué dice el RD 933/2021: dos disparadores, dos plazos de 24 horas

El Real Decreto 933/2021 no usa estos dos nombres, que son etiquetas del portal, pero sí define los dos bloques de datos en su anexo I: el inciso 3, “Datos de los viajeros”, y el inciso 4, “Datos de la transacción”¹. Y su artículo 6.3 fija cuándo se comunica cada cosa, con una redacción que conviene leer literal:

“Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos: a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación. b) Al inicio de los servicios contratados.”

Es decir, dos disparadores distintos, cada uno con su reloj de 24 horas:

El matiz del titular está en la propia mecánica del portal: en el alta masiva, el fichero de una reserva de hospedaje lleva a la persona con rol de titular del contrato, mientras que el del parte lleva a todos los viajeros³. Tiene lógica: cuando alguien reserva en marzo para agosto, aún no sabes quiénes vendrán, pero sí sabes quién ha contratado, qué fechas y cómo ha pagado. Los datos de las personas llegan después, con el check-in.

Sobre la firma conviene ir a la letra: el artículo 4.2 dice que los partes de entrada “deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años” y que de los menores de catorce aporta los datos la persona mayor de edad que los acompaña⁴. El texto no resuelve expresamente qué pasa con quien tiene exactamente catorce, así que lo prudente es recoger también su firma.

Qué datos lleva la reserva de hospedaje según el anexo I

Los campos del inciso 4 del anexo I, “Datos de la transacción”, sorprenden a casi todo el mundo la primera vez, porque tres de ellos no tienen nada que ver con el pago¹:

• Datos del contrato: número de referencia, fecha y firmas.
• Datos de la ejecución del contrato: fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida.
• Datos del inmueble: dirección completa, número de habitaciones y conexión a Internet (sí/no).
• Datos del pago: tipo (efectivo, tarjeta, plataforma de pago, transferencia), identificación del medio de pago (tipo y número de tarjeta, IBAN, pago por móvil), titular del medio de pago, fecha de caducidad de la tarjeta y fecha del pago.

En el ejercicio no profesional, el anexo coloca el número de habitaciones y la conexión a Internet entre los datos del inmueble, fuera del bloque de la transacción¹. En ambos casos son datos del alojamiento que se declaran una vez y no cambian de una reserva a otra.

Anulaciones y cambios se comunican a SES.HOSPEDAJES

Dos casos que casi nadie tiene en el radar y que están en la norma:

• Anulaciones. El artículo 6.3 lo dice expresamente: la comunicación procede al realizar la reserva “o, en su caso, su anulación”². Una reserva cancelada genera su propia comunicación.
• Modificaciones. Las preguntas frecuentes oficiales del Ministerio son igual de claras: “la modificación de cualquiera de los datos dará lugar a la obligación de una nueva comunicación”⁵. Cambio de fechas, de número de personas, de medio de pago: nueva comunicación.

Si te suena a mucho tráfico administrativo por reserva, es que lo es. Una estancia normal con una modificación por el camino son tres o cuatro comunicaciones: la reserva, quizá su corrección, el parte de viajeros al entrar, y la anulación o corrección del parte si algo salió mal. En una venta por portal, las dos primeras no salen de tu cuenta, sino de la del portal.

Walk-in sin reserva: ¿qué comunicación hay que enviar?

El huésped que aparece sin reservar no te exime de la primera comunicación: el disparador legal es “la reserva o la formalización del contrato”, y un walk-in formaliza el contrato en el mostrador. En la práctica, ambos relojes arrancan casi a la vez: comunicas la transacción y, con el inicio de la estancia, el parte con las personas.

Quién está obligado a comunicar: alojamientos, operadores y plataformas

La lista de sujetos obligados es más amplia de lo que suele suponerse, y esa amplitud es la clave de todo lo que viene después. El artículo 2.1 del RD 933/2021 mete en la definición de actividad de hospedaje, junto a hoteles, apartamentos, campings y casas rurales, tanto a los operadores turísticos que intermedian como a “las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España”. El apartado 2.3 cierra el círculo: sujetos obligados son las personas físicas o jurídicas que desarrollen “o intermedien en” esas actividades⁶.

Booking y Airbnb, por tanto, no son terceros ajenos al decreto que te pasan una reserva y se desentienden. Son sujetos obligados igual que tú, con sus propias comunicaciones que enviar.

Un alivio parcial para el anfitrión no profesional: el decreto le exime de llevar el registro documental de tres años, aunque no de las comunicaciones⁷. Y el incumplimiento tiene el mismo régimen para todos: la omisión de comunicaciones obligatorias es infracción grave (de 601 a 30.000 euros); enviarlas fuera de plazo, leve (de 100 a 600).

¿Quién envía la reserva si reservan por Booking o Airbnb?

Que el portal sea sujeto obligado es lo que reparte el trabajo entre las dos comunicaciones. Las preguntas frecuentes oficiales del Ministerio fijan el criterio en dos piezas, y conviene distinguirlas porque casi siempre se cita solo la segunda: la regla general es que “cada uno de los sujetos debe transmitir la información de que disponga y que en virtud del Real Decreto esté obligado a comunicar”, y solo cuando “participan en la relación comercial varias entidades intermediarias” hace falta el criterio de desempate, que atribuye la comunicación a quien “mantiene una relación contractual directa y final con el cliente”⁵.

Aplicada a una venta por portal, la regla general se resuelve sola, porque cada comunicación pide datos que están en un sitio distinto. Los datos del contrato (referencia, fechas, importe, medio de pago) los tiene el portal, que es quien ha generado la reserva y quien ha cobrado. Los datos de los viajeros no existen en ningún sistema hasta que las personas hacen el check-in contigo. De ahí el reparto: la reserva de hospedaje corresponde a quien tomó la reserva, y el parte de viajeros es siempre del alojamiento, que es el único que identifica a quien duerme allí.

En la práctica:

• Venta directa (tu web, teléfono, correo, walk-in): las dos comunicaciones son tuyas.
• Venta por portal: el parte de viajeros es tuyo; la reserva de hospedaje corresponde al portal, y lo mismo sus anulaciones y modificaciones.
• Canales mezclados, que es el caso normal: el reparto se decide reserva por reserva, no de una vez para todo el alojamiento. Si vendes por Booking y también por tu web, sigues enviando reservas de hospedaje de las que entran por tu web.

Una advertencia sobre el alcance de esto: el criterio reparte la obligación, no te da manera de comprobar que el otro la cumple. En Hospedajes ves tus propias comunicaciones, no las del intermediario, así que no vas a encontrar en el portal la confirmación de que la reserva de una venta de Booking se ha enviado.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar las dos comunicaciones por cada estancia? Enviar las dos comunicaciones por cada estancia depende del canal por el que entró la reserva. En una venta directa envías las dos: la reserva de hospedaje cuando se formaliza el contrato, y el parte de viajeros cuando empieza la estancia. Si la reserva entra por un portal, envías solo el parte.

¿Quién comunica la reserva de una venta por Booking o Airbnb? La reserva de una venta por Booking o Airbnb la comunica el portal, que es sujeto obligado por el artículo 2 del RD 933/2021 y es quien tiene los datos del contrato y del pago. Tú envías el parte de viajeros al inicio de la estancia, porque los datos de los viajeros solo existen en tu check-in.

¿La reserva de hospedaje identifica a todos los huéspedes? No, la reserva de hospedaje no identifica a todos los huéspedes: lleva los datos del contrato y del titular. La identidad de todos los viajeros va en el parte de viajeros, al inicio de la estancia.

¿Qué pasa si el huésped cancela? Si el huésped cancela, la anulación también se comunica: está en el artículo 6.3 del RD 933/2021.

¿Y si cambian las fechas o el número de personas? Si cambian las fechas o el número de personas hay que volver a comunicar: cualquier modificación de los datos comunicados obliga a una nueva comunicación, según las preguntas frecuentes oficiales del Ministerio.

¿Un walk-in sin reserva necesita la comunicación de reserva? Sí, un walk-in sin reserva necesita esa comunicación igualmente, porque el contrato se formaliza al llegar: ese momento dispara la comunicación de la transacción, y el inicio de la estancia, el parte.

¿Dónde está cada cosa en el portal? En el portal, las dos comunicaciones salen del mismo sitio: en la pantalla “Alta comunicación”, el desplegable “Seleccione un tipo de comunicación” ofrece “Parte de viajeros” y “Reserva de hospedaje”. El recorrido completo del portal está en nuestra guía paso a paso.

Reserva y parte de viajeros, paso a paso en una estancia

La foto completa de una estancia queda así:

1. Entra la reserva. Si es directa (tu web, teléfono, walk-in), comunicas la reserva de hospedaje en 24 horas. Si entra por Booking o Airbnb, esa comunicación corresponde al portal.
2. Cambia algo o se cancela: nueva comunicación, a cargo de quien comunicó la reserva.
3. Llega el huésped: parte de viajeros con todos los ocupantes, en 24 horas desde la entrada. Firman su parte de entrada los mayores de catorce años, según el artículo 4.2 del RD 933/2021⁴; de los menores de catorce aporta los datos la persona mayor de edad con la que viajan.
4. Te equivocaste en algo: anulación y reenvío del parte afectado.

Hacer esto a mano exige entrar al portal varias veces por reserva y elegir bien el tipo de comunicación cada vez. Es exactamente el tipo de rutina que tiene sentido delegar en software: RegistroViajero toma las reservas de tus calendarios iCal, recoge los datos de los viajeros en el check-in digital y envía el parte de viajeros dentro de su plazo, de forma automática. Tú eliges alojamiento y poco más.

Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico profesional. Los nombres de menús del portal pueden cambiar entre versiones; los plazos y obligaciones citados son los del texto vigente del RD 933/2021.