Llega una familia con niños al apartamento.
Y vuelve la misma duda. ¿Hay que registrar al bebé? ¿Qué datos pido al adolescente de 15 años que viaja con sus padres? ¿Necesita DNI un menor? ¿Qué es eso del “parentesco” que pide el formulario?
El Real Decreto 933/2021 tiene reglas específicas para menores. Pensadas para equilibrar el cumplimiento normativo con el sentido común. Las repasamos caso por caso.
La regla general: tres tramos de edad
| Edad | ¿Se registra? | Datos exigidos |
|---|---|---|
| Menores de 14 años | Exentos del registro individual | Solo constan como acompañantes |
| Entre 14 y 17 años | Obligatorio | Datos completos + parentesco con un adulto acompañante |
| 18 años o más | Obligatorio | Datos completos (como cualquier adulto) |
Esta gradación aparece en las especificaciones técnicas del Ministerio para SES.HOSPEDAJES. En la práctica, cada software de cumplimiento debe pedir datos distintos según la edad del huésped.
Niños menores de 14 años en el parte de viajeros: SES.HOSPEDAJES
Los niños por debajo de 14 años no necesitan parte de viajeros individual. No son invisibles para el sistema: siguen contando para el número total de plazas ocupadas de la reserva de hospedaje. Pero no se les pide DNI, ni dirección, ni teléfono, ni firma.
En la práctica, el titular indica que viajan con él/ella y el alojamiento registra la ocupación total correcta para la noche.
¿Y los bebés? ¿Hay que registrar al bebé?
No. La exención cubre desde los 0 años hasta los 13 inclusive. Un bebé de tres meses cuenta como acompañante, igual que un niño de diez años.
¿Por qué esta exención?
Por dos razones:
- Muchos menores no tienen DNI hasta los 14 años. Exigir un documento oficial a un bebé carece de sentido operativo.
- Los menores viajan bajo responsabilidad de un adulto ya identificado. El control de seguridad ciudadana se ejerce a través del adulto.
Adolescentes de 14 a 17 años: registro completo + parentesco
Los adolescentes de 14 a 17 años se registran como cualquier adulto, con una particularidad. Hay que declarar el parentesco con un adulto acompañante de la misma reserva.
Esta es la zona donde más errores se cometen.
Documento de identidad de un menor para el registro SES.HOSPEDAJES
En España el DNI es obligatorio a partir de los 14 años. La gran mayoría de menores españoles de esta franja tienen DNI y se registran con él.
Los valores aceptados por el Ministerio:
- DNI (exige también el número de soporte, el identificador que aparece detrás del DNI debajo del código IDESP).
- NIE (para extranjeros con residencia en España de 14 años o más).
- Pasaporte (habitual para viajeros extranjeros de esta edad).
- Documento de identidad del país de origen, si es un documento oficial reconocido.
Si el menor tiene DNI o NIE, es obligatorio además el segundo apellido.
Menor sin DNI: cómo registrar en SES.HOSPEDAJES
Caso real: menor extranjero de 15 años sin pasaporte propio que viaja con un libro de familia o un documento de identidad nacional.
Las opciones por orden de preferencia:
- Pasaporte —si lo tiene, aunque el menor no haya cumplido 14 años en su país.
- Documento de identidad nacional del país de origen, si es un documento oficial individual.
- Si no hay documento individual, el caso se documenta en la propia reserva indicando el documento del adulto acompañante y la relación de parentesco. Conviene consultar con la autoridad competente para situaciones límite.
El libro de familia no es documento de identidad del menor a efectos del parte. Sirve para acreditar parentesco, no para identificar.
Qué poner en parentesco del menor
El parentesco es la relación familiar o de tutela entre el menor y el adulto acompañante. Los valores que contempla SES.HOSPEDAJES incluyen:
- Padre / Madre
- Tutor / Tutora
- Abuelo / Abuela
- Tío / Tía
- Hermano / Hermana
- Otros
El formulario debe permitir seleccionar uno y enlazarlo con el adulto concreto de la reserva. No basta con decir “viaja con un adulto”. Hay que decir con quién.
Adolescente de 16 años: ¿es obligatorio el parentesco?
Sí. Mientras el huésped sea menor de edad (es decir, hasta el día antes de cumplir 18), declarar parentesco es obligatorio. Da igual que el chico tenga DNI propio y viaje sin sus padres directos. Hay que indicar el parentesco con el adulto que figura en la misma reserva.
¿Y si viaja sin familiar directo?
Casos típicos: excursiones escolares, campamentos, equipos deportivos. El acompañante es normalmente el monitor, profesor o responsable del grupo, que actúa como tutor temporal. El parentesco declarado es “tutor” u “otros” según la documentación aportada.
Si el menor viaja solo (poco frecuente en este tramo pero no imposible), consulta con la autoridad competente. La admisión de menores no acompañados en alojamientos turísticos suele requerir autorización parental explícita y puede generar reticencias por parte del alojamiento.
Desde los 18 años: régimen ordinario
A partir de la mayoría de edad, el registro es idéntico al de cualquier adulto. No se declara parentesco. No hay acompañante obligatorio. Los datos se recogen completos. El firmante de la declaración de veracidad es el propio huésped.
El caso del “Huésped 1” (titular de la reserva)
El primer huésped registrado de cada reserva es, por convención, el titular de la reserva. Es quien contrata el alojamiento. Sobre quien recae la responsabilidad principal de que los datos del resto sean correctos.
El titular siempre es mayor de edad en la práctica. Los menores nunca figuran como titulares.
Errores frecuentes en el registro de menores
Después de procesar miles de check-ins, estos son los más comunes:
1. Registrar a un menor de 14 como adulto
Por hábito, algunos operadores rellenan un parte para cada persona, niños incluidos. No es necesario. Y puede generar rechazos del Ministerio si los datos del DNI no son válidos (porque el niño no lo tiene).
Solución: marca al menor como acompañante. Deja que el sistema lo contabilice en la ocupación total sin pedir documento.
2. Olvidar el parentesco entre 14 y 17
Si registras a un adolescente sin declarar parentesco con un adulto de la misma reserva, el Ministerio devuelve un error de validación. La comunicación no se considera completa.
Solución: el formulario debe forzar la selección de parentesco cuando la fecha de nacimiento del huésped cae en este tramo.
3. Confundir DNI y número de soporte
El número de soporte es un identificador adicional del DNI español (formato alfanumérico tipo “AAA123456”). Es distinto del número del DNI y es obligatorio cuando el documento es DNI.
Solución: el formulario debe pedirlo explícitamente con un ejemplo visual de dónde aparece en el documento.
4. Apellido 2 ausente en DNI/NIE
Los documentos españoles siempre llevan dos apellidos. Si el formulario no lo exige y se envía con uno solo, la validación falla.
Solución: el campo “segundo apellido” debe ser obligatorio siempre que el tipo de documento sea DNI o NIE.
Protección de datos y menores
Asunto que se olvida con frecuencia. El RGPD y la LOPDGDD dan protección reforzada a los datos de menores.
La base de tratamiento en el registro de viajeros es el cumplimiento de una obligación legal (RD 933/2021), no el consentimiento. Aún así, hay buenas prácticas que conviene mantener:
- Minimización: no pedir más datos de los exigidos por el Ministerio.
- Retención limitada: la norma fija 3 años. Pasado ese plazo, los datos se eliminan o se anonimizan.
- Acceso restringido: solo el personal autorizado del alojamiento ve los datos.
- Firma del adulto responsable: la declaración de veracidad sobre los datos de un menor la firma el adulto acompañante, no el propio menor.
Cómo lo resuelve RegistroViajero
En RegistroViajero el flujo de menores está preparado de serie.
- Detección automática por edad: el formulario detecta menor de 14, entre 14 y 17, o adulto, y adapta los campos obligatorios en tiempo real.
- Parentesco obligatorio cuando procede, enlazado al adulto acompañante concreto de la reserva.
- Validaciones en cadena: si eliges DNI, pide segundo apellido y número de soporte; si eliges pasaporte, no.
- Firma del acompañante para menores, con la declaración de veracidad correspondiente.
- Retención configurable conforme al RGPD y al RD 933/2021. Borrado automático a los 3 años por defecto.
Puedes ampliar contexto con qué exige el RD 933/2021, cómo automatizar el registro cuando los grupos familiares se repiten, qué sanciones contempla la ley y cómo obtener las credenciales SES.HOSPEDAJES.
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Este artículo es informativo. Para casos específicos (menores no acompañados, tutela judicial, alojamientos de emergencia, etc.), consulta con tu asesor jurídico o con la autoridad competente.
