Modelo de parte de viajeros en PDF para descargar gratis

La entrada nunca cae en un momento tranquilo. Los huéspedes llegan cansados, con las maletas en medio del pasillo, y es justo entonces cuando hay que pedirles el documento, apuntar diez datos por persona y conseguir una firma.

Improvisar sobre un folio tiene un coste que se paga tarde: el hueco que se quedó en blanco lo descubres cuando el huésped ya ha subido a la habitación, o peor, cuando SES.HOSPEDAJES te devuelve el parte. De ahí este modelo, con los campos puestos en el mismo orden en que los vas a rellenar.

Qué incluye el modelo gratuito de parte de viajeros

La plantilla recoge los dos bloques de datos que pide la norma¹: los de la estancia y los de cada viajero.

• Datos del alojamiento y la estancia: alojamiento, número de viajeros, fecha de entrada y fecha de salida.
• Datos de cada viajero: nombre y apellidos, tipo y número de documento, número de soporte del documento (solo para DNI y NIE), nacionalidad, sexo, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Firma del viajero, que la norma exige a partir de los 14 años, y, cuando viaja un menor, el parentesco con el adulto que lo acompaña.

La hoja lleva un viajero por página, así que en un grupo se imprime o se guarda una por persona, con el mismo bloque de estancia repetido arriba.

Las etiquetas van en español, inglés y francés, para que un huésped extranjero entienda qué se le pide sin traducciones improvisadas. Los huecos están dimensionados para escribir a bolígrafo con letra normal, no para meter texto diminuto.

El PDF es dinámico: no hace falta imprimirlo. Puedes escribir directamente en los campos desde el ordenador, copiando y pegando los datos de cada reserva, y guardarlo. O imprimirlo y rellenarlo a mano. Tú eliges.

Plantilla gratuita

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Un PDF de una página que rellenas en el ordenador copiando y pegando los datos, o imprimes para escribir a mano.

• Campos del RD 933/2021
• ES · EN · FR

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De dónde salen los campos del modelo: el RD 933/2021

No nos los hemos inventado: son los datos de identificación que el RD 933/2021 obliga a recoger y comunicar por cada viajero¹. La firma es la que cambia con la edad: el artículo 4.2 solo la exige a partir de los 14 años². El número de soporte del documento (el código que aparece en el DNI o el NIE) es uno de los campos que más se olvida, y está en el anexo I sin ningún condicional¹.

Ese conjunto ampliado de datos se empezó a exigir el 2 de diciembre de 2024, el día en que el Ministerio del Interior activó SES.HOSPEDAJES tras sucesivas moratorias³. Por eso un formulario de antes de esa fecha se queda corto.

Hemos dejado fuera todo lo que no aporta al cumplimiento para que la hoja quepa en una sola cara y siga siendo legible. Si quieres el detalle de la norma, el plazo de envío y las sanciones, lo explicamos en la guía del parte de viajeros y el RD 933/2021.

Los cuatro campos que más se fallan

El resto del modelo se rellena solo. Estos cuatro son los que devuelven un parte rechazado cuando después lo pasas a SES.HOSPEDAJES:

Número de soporte. No es el número del DNI. Va en el anverso, el lado de la foto, y se busca por el rótulo, que cambia con la versión del documento: NUM SOPORTE en el DNI actual, NUM SOPORT en los de 2015 a 2021 e IDESP en los de 2006 a 2015. Son tres letras y seis dígitos seguidos, sin espacios ni guiones, y cambian cada vez que se renueva el documento. Tienes el mapa por versiones en el número de soporte del DNI, y el de los documentos de extranjería, con su formato de una E y ocho dígitos, en el número de soporte del NIE. Es el campo que más partes tumba, sencillamente porque mucha gente no sabe que existe. Si te rebota, tienes el diagnóstico en la guía de códigos de error.

Los dos apellidos, separados. El sistema espera primer apellido y segundo apellido en campos distintos. Con huéspedes extranjeros que solo tienen uno, se rellena el primero y el segundo se deja vacío, no se inventa ni se repite.

Parentesco, solo si viaja un menor. Se anota la relación del menor con el adulto que lo acompaña. A partir de 14 años el menor lleva su registro completo; por debajo, la norma no le exige documento propio. El detalle por tramos de edad está en menores en el parte de viajeros.

Fecha de nacimiento en formato completo. Con el año de cuatro cifras. Un “65” en lugar de “1965” es un rechazo asegurado.

Cuándo sirve el modelo en papel (y cuándo no basta)

Es tu red de seguridad en papel: para cuando se cae la conexión justo el día de la entrada, para cuando prefieres que el huésped firme allí mismo, o como copia que guardas por si acaso. Lo que no hace es enviar los datos por ti. El parte hay que comunicarlo igualmente en SES.HOSPEDAJES de manera inmediata y, como máximo, dentro de las 24 horas siguientes al inicio de la estancia⁴. Los datos, además, se conservan tres años desde la finalización del servicio⁵.

Si rellenar partes a mano se te repite en cada reserva, el paso siguiente es que el propio huésped introduzca sus datos antes de llegar. Es justo lo que hace RegistroViajero: check-in digital en nueve idiomas, validación de los campos obligatorios y envío a SES.HOSPEDAJES sin teclear documento a documento. Puedes ver cómo funciona el envío paso a paso a SES.HOSPEDAJES o qué hacer si tienes que anular o corregir un parte ya enviado.

Preguntas frecuentes

¿Rellenar este modelo ya cumple con la obligación? No, rellenar este modelo no cumple por sí solo con la obligación. El parte hay que comunicarlo telemáticamente a SES.HOSPEDAJES dentro de las 24 horas siguientes al inicio de la estancia. Este PDF sirve para recoger los datos con orden y para tener la firma del viajero; el envío es un paso aparte.

¿Hay versión en Word? No hay versión en Word, solo PDF. El motivo es práctico: el PDF mantiene el formato en cualquier ordenador y evita que se muevan los campos al abrirlo. Como es un PDF de formulario, puedes escribir en él directamente sin imprimirlo, que es lo que la mayoría busca cuando pide el Word.

¿Sirve un modelo de parte de viajeros de 2024? Que un modelo de parte de viajeros de 2024 siga sirviendo depende de cuál sea. La obligación de envío telemático por SES.HOSPEDAJES arrancó el 2 de diciembre de 2024 con el conjunto de datos ampliado del RD 933/2021. Los formularios anteriores a esa fecha suelen ir cortos de campos, y el que más falta es el número de soporte. Si tu hoja no lo pide, está desactualizada.

¿Cuántos viajeros caben en una hoja? En una hoja cabe un viajero: el modelo lo dice en la propia cabecera del bloque de datos, “un viajero por hoja”. Si llega un grupo, imprime o guarda una hoja por persona, repitiendo arriba los datos de la estancia. El número total de viajeros del grupo tiene su propio campo en ese bloque.

¿Cuánto tiempo tengo que conservarlo? Tienes que conservarlo tres años: es el plazo de conservación de la información que fija el RD 933/2021. Si te quedas la hoja firmada en papel, cuenta con custodiarla ese tiempo y con las obligaciones de protección de datos que eso implica. Guardarla no te exime de haber enviado el parte.