Tengas recepción o no, la obligación es la misma: cada huésped genera un parte que hay que comunicar en 24 horas por el registro de viajeros. Lo que cambia es dónde aprieta el zapato.
En un hotel el mostrador existe, así que el check-in online se justifica por otras razones: quitar cola en la entrada, repartir la carga de las llegadas de la tarde y, sobre todo, dejar de teclear a mano los datos que el recepcionista ya recogió una vez. En un apartamento turístico no hay mostrador que valga: la app de check-in es el único momento en que el huésped te da sus datos y firma. Elegir mal esta pieza se paga igual en los dos casos, en partes rechazados, huéspedes confundidos a las once de la noche y, en el peor escenario, sanciones.
Esta es la comparativa que nos habría gustado encontrar: precios tal y como aparecen publicados en cada web (consultados en julio de 2026), coberturas reales y letra pequeña. RegistroViajero está en la lista, así que te lo advertimos ya: somos parte interesada. Los datos van igual de rectos para todos.
La tabla, primero
| App | Precio publicado | Registros que cubre | Letra pequeña |
|---|---|---|---|
| Chekin | Pago anual: 3,95 €/propiedad/mes (Básico), 5,95 € (Premium), 7,95 € (Enterprise). Pago mensual: 4,95 / 7,45 / 9,95 € | SES, con soporte para Mossos y Ertzaintza según ubicación | El pago anual admite una sola propiedad; el mensual exige mínimo 3 unidades de alojamiento; la verificación de identidad es función premium; comisiones por transacción (depósitos 1,5% + 0,30 €, upsells 1%) |
| Check-in Scan | 6,95 / 8,95 / 13,95 €/alojamiento/mes (anual: 66,95 / 83,95 / 125,95 €/año), IVA no incluido | SES, Mossos y Ertzaintza; Turespazo desde el plan Plus | Permanencia de un año; el plan mensual solo desde 10 alojamientos; PMS/iCal a partir del plan Plus; prueba de 14 días |
| HolaHuésped | 5 € + IVA/apartamento/mes; prueba de 15 días | Solo SES.HOSPEDAJES | Sin Mossos ni Ertzaintza; sin escaneo de documentos |
| Civitfun | No publicado (solo demo) | SES.HOSPEDAJES, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza, documentados en su centro de ayuda | Enfoque hotelero; precios sin publicar |
| Partee | “Desde 1,69 €/mes” (calculadora según tipo y plazas); primer mes gratis | SES, Mossos y Ertzaintza | El precio real depende de la calculadora; lectura de documentos como función central |
| RegistroViajero | 5 €/alojamiento activo/mes; 15 días de prueba sin tarjeta | SES.HOSPEDAJES (Mossos y Ertzaintza en desarrollo) | Sin mínimo de alojamientos; sin escaneo de documentos, por diseño |
Los precios son los publicados por cada proveedor en su web en julio de 2026 y pueden cambiar; algunos exigen pago anual para el precio anunciado.
Cómo leer la tabla según tu caso
Si gestionas 1 o 2 apartamentos, mira los mínimos antes que el precio unitario, porque van atados a la forma de pago. Chekin te deja contratar una sola propiedad si pagas el año por adelantado, pero su plan mensual pide 3 unidades. El plan mensual de Check-in Scan arranca en 10 alojamientos. HolaHuésped, Partee y RegistroViajero no exigen mínimo en ningún caso. Con una o dos viviendas caben todos menos el mensual de Check-in Scan, así que aquí decide si te compensa adelantar doce meses.
Si operas en Cataluña o País Vasco, la cobertura manda: necesitas envío a Mossos o Ertzaintza, no a SES. Ahí hoy te sirven Check-in Scan, Partee, Chekin o Civitfun. Nosotros todavía no: nuestra integración con los sistemas autonómicos está en desarrollo, y prefieres saberlo antes de contratar que después.
Si te preocupan las permanencias, léelas antes que las funciones: Check-in Scan publica permanencia de un año. El resto de la lista, incluido RegistroViajero, funciona en mensualidades.
Si tu volumen viene de Booking y Airbnb, comprueba desde qué plan se conecta el calendario: en Check-in Scan el iCal entra con el plan intermedio; en RegistroViajero la importación iCal va incluida siempre.
Qué cambia si gestionas un hotel
Buena parte del software de esta categoría nació para apartamentos, y se nota. Si tienes recepción y un PMS, hay tres preguntas que un gestor de apartamentos no se hace y tú sí:
¿Se integra con tu PMS? Es la pregunta que decide. Si el check-in online no vuelca en el PMS, has cambiado teclear en SES.HOSPEDAJES por teclear en otro sitio. De esta lista, Civitfun es la que se presenta con enfoque hotelero y documenta el envío a SES.HOSPEDAJES, Mossos y Ertzaintza en su centro de ayuda, aunque no publica precios, así que ahí toca pedir demo. En el resto, la conexión con PMS suele quedar reservada a los planes superiores: confírmalo con el proveedor para tu PMS concreto antes de firmar.
¿Cuántos partes salen de una sola reserva? En un apartamento, una reserva suele ser un grupo pequeño. En un hotel con grupos, autobuses o convenciones, el cuello de botella no es el formulario del huésped sino el envío por lotes y el tratamiento de los rechazos. Pregunta cómo se reintenta un lote con tres partes malos de ochenta.
¿Quién rellena, el huésped o recepción? Casi todo el software de esta lista asume lo primero. Si tu flujo real es que recepción escanea y teclea, lo que necesitas se parece más a un lector de documentos conectado al PMS que a una app de check-in remoto.
Lo que no cambia entre hotel y apartamento es la norma: el RD 933/2021 no distingue por tipo de establecimiento. Mismos campos, mismo plazo de 24 horas, mismas sanciones.
El escáner de documentos: la función estrella que quizá no necesitas
Buena parte del marketing de esta categoría gira alrededor del escaneo del DNI: OCR de la banda MRZ, comparación biométrica, selfies de verificación. Antes de pagar por ello, dos consideraciones:
- No es un requisito legal. El RD 933/2021 te pide recoger y comunicar los datos del anexo I, no imágenes del documento. La AEPD, de hecho, prohíbe expresamente quedarse copias del DNI y admite el check-in a distancia con verificaciones alternativas (datos del pago, códigos al teléfono o al correo del huésped).
- Escanear no rellena solo. El dato que más partes tumba (número de soporte, segundo apellido, parentesco con menores) sigue necesitando revisión. El escáner ahorra tecleo; no sustituye la validación.
Nuestra postura, y por eso no lo ofrecemos: el huésped rellena sus datos en su propio idioma (el check-in de RegistroViajero funciona en 9), el sistema valida los campos del anexo I contra las reglas de SES antes de enviar, y no se almacena ninguna imagen del documento. Menos fricción para el huésped y ningún archivo de fotocopias que custodiar. Quien prefiera el flujo con escáner tiene buenas opciones en la tabla; es una diferencia de filosofía, no de cumplimiento.
Y después del check-in, ¿qué?
Es la pregunta que separa una app de check-in de una solución de cumplimiento completa. El check-in recoge los datos; el trabajo legal termina cuando el parte está aceptado por SES.HOSPEDAJES (o Mossos/Ertzaintza) dentro de plazo, con su justificante guardado tres años, y con la comunicación de reserva enviada en su propio plazo. Al comparar, pregunta a cada proveedor por el ciclo completo: reserva comunicada, parte enviado, respuesta verificada, errores reintentados. La recogida de datos bonita es la parte fácil.
Si quieres ver cómo resolvemos nosotros ese ciclo completo, aquí está el recorrido, y la prueba de 15 días no pide tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el check-in online en un alojamiento turístico? Antes de llegar, el huésped recibe un enlace, rellena los datos que exige el RD 933/2021 y firma. Al inicio de la estancia, el alojamiento comunica esos datos a la autoridad correspondiente (SES.HOSPEDAJES en la mayor parte de España). Las apps de esta comparativa automatizan ese circuito.
¿Es obligatorio ofrecer check-in online? No. Lo obligatorio es recoger los datos, verificar la identidad y comunicar el parte en plazo. El check-in online es la forma de hacerlo sin estar presente, que en apartamentos sin recepción lo convierte en casi imprescindible.
¿Necesito una app con escáner de DNI? No como requisito legal: la norma pide datos, no imágenes, y la AEPD prohíbe conservar copias del documento. El escáner es una preferencia de flujo de trabajo.
¿Qué app cubre Cataluña y País Vasco? De esta lista, Check-in Scan, Partee, Chekin y Civitfun declaran envío a Mossos y Ertzaintza. RegistroViajero y HolaHuésped cubren SES.HOSPEDAJES; nuestra integración autonómica está en desarrollo.
¿Por qué los precios “desde” nunca cuadran con lo que acabo pagando? Porque suelen ser el plan anual más barato, sin las funciones que buscabas (verificación, iCal, PMS) o con mínimos de unidades. Calcula siempre con tu número real de alojamientos, pago mensual y las funciones que usarás.
¿Sirve el mismo software de check-in para un hotel y para un apartamento? La parte legal sí: el RD 933/2021 pide los mismos datos y el mismo plazo en los dos. Lo que cambia es el encaje operativo. Un hotel necesita que el check-in vuelque en su PMS y que los envíos por lotes se puedan reintentar; un apartamento necesita que el huésped se apañe solo desde el móvil. Casi todo el software de esta lista está diseñado para lo segundo.
¿Hay alguna app de check-in gratis? Gratis del todo y con envío a SES.HOSPEDAJES, no que conozcamos. Lo que sí hay son periodos de prueba (15 días en HolaHuésped y en RegistroViajero, 14 en Check-in Scan) y primeros meses gratuitos, como el de Partee. Si buscas coste cero permanente, la alternativa real es el portal del Ministerio a mano, con nuestra plantilla del parte para recoger los datos.
Fuentes y aviso
Precios y condiciones tomados de las páginas públicas de cada proveedor (chekin.com/precio/, app.checkinscan.com, holahuesped.com, civitfun.com y su centro de ayuda academy.civitfun.com, partee.es) y verificados de nuevo el 31 de julio de 2026. Pueden cambiar en cualquier momento: comprueba la web de cada uno antes de decidir. RegistroViajero es el producto de los autores de este blog; hemos señalado nuestras limitaciones con el mismo criterio que las ajenas.
