Apps de check-in online para hoteles y apartamentos (2026)

Ninguna de estas apps existe por la comodidad del huésped, aunque el marketing empiece siempre por ahí. Existen porque detrás de cada llegada hay una comunicación obligatoria. Tengas recepción o no, la obligación es la misma: cada huésped genera un parte que hay que comunicar de forma inmediata y, como máximo, en 24 horas¹ por el registro de viajeros, y lo que cambia entre un hotel y un apartamento es dónde aprieta el zapato.

En un hotel el mostrador existe, así que el check-in online se justifica por otras razones: quitar cola en la entrada, repartir la carga de las llegadas de la tarde y, sobre todo, dejar de teclear a mano los datos que el recepcionista ya recogió una vez. En un apartamento turístico no hay mostrador que valga: la app de check-in es el único momento en que el huésped te da sus datos y firma. Elegir mal esta pieza se paga igual en los dos casos, en partes rechazados, huéspedes confundidos a las once de la noche y, en el peor escenario, sanciones.

La comparativa recoge tres cosas de cada herramienta: el precio tal y como aparece publicado en su web (consultado en julio y agosto de 2026), a qué registros envía de verdad y la letra pequeña que decide la factura (mínimos de alojamientos, permanencias y comisiones). RegistroViajero está en la lista, así que te lo advertimos ya: somos parte interesada.

Comparativa: precio, registros cubiertos y letra pequeña

Los precios son los publicados por cada proveedor en su web² y pueden cambiar; algunos exigen pago anual para el precio anunciado. Si lo que quieres es el desglose completo de Chekin, plan a plan y con sus comisiones, está en alternativas a Chekin.

Qué app elegir según tu caso: mínimos, permanencia y cobertura

Si gestionas 1 o 2 apartamentos, mira los mínimos antes que el precio unitario, porque van atados a la forma de pago. Chekin te deja contratar una sola propiedad si pagas el año por adelantado, pero su plan mensual pide 3 unidades. El plan mensual de Check-in Scan arranca en 10 alojamientos. HolaHuésped, Partee y RegistroViajero no exigen mínimo en ningún caso. Con una o dos viviendas caben todos menos el mensual de Check-in Scan, así que aquí decide si te compensa adelantar doce meses.

Si operas en Cataluña o País Vasco, la cobertura manda: necesitas envío a Mossos o Ertzaintza, no a SES. Ahí hoy te sirven Check-in Scan, Partee, Chekin o Civitfun: los cuatro declaran ese envío en sus propias páginas². Nosotros todavía no: nuestra integración con los sistemas autonómicos está en desarrollo, y prefieres saberlo antes de contratar que después.

Si te preocupan las permanencias, léelas antes que las funciones. Las condiciones generales de Check-in Scan contemplan modalidades con compromiso de permanencia anual aunque la factura sea mensual: si te das de baja antes, sigues debiendo las mensualidades que falten hasta completar el año, y la baja hay que pedirla con un mes de antelación². El resto de la lista, incluido RegistroViajero, funciona en mensualidades.

Si tu volumen viene de Booking y Airbnb, comprueba desde qué plan se conecta el calendario: en Check-in Scan el iCal entra con el plan Plus; en RegistroViajero la importación iCal va incluida siempre.

Qué cambia si gestionas un hotel

Buena parte del software de esta categoría nació para apartamentos, y se nota. Si tienes recepción y un PMS, hay tres preguntas que un gestor de apartamentos no se hace y tú sí:

¿Se integra con tu PMS? Es la pregunta que decide. Si el check-in online no vuelca en el PMS, has cambiado teclear en SES.HOSPEDAJES por teclear en otro sitio. De esta lista, Civitfun es la que se presenta con enfoque hotelero y documenta el envío a SES.HOSPEDAJES, Mossos y Ertzaintza en su página de producto, aunque no publica precios, así que ahí toca pedir demo. En el resto, la conexión con PMS suele quedar reservada a los planes superiores: confírmalo con el proveedor para tu PMS concreto antes de firmar.

¿Cuántos partes salen de una sola reserva? En un apartamento, una reserva suele ser un grupo pequeño. En un hotel con grupos, autobuses o convenciones, el cuello de botella no es el formulario del huésped sino el envío por lotes y el tratamiento de los rechazos. Pregunta cómo se reintenta un lote con tres partes malos de ochenta.

¿Quién rellena, el huésped o recepción? Casi todo el software de esta lista asume lo primero. Si tu flujo real es que recepción escanea y teclea, lo que necesitas se parece más a un lector de documentos conectado al PMS que a una app de check-in remoto.

Lo que no cambia entre hotel y apartamento es la norma: el RD 933/2021 no distingue por tipo de establecimiento. Su artículo 2 mete a los dos en la misma definición de actividad de hospedaje:

“a) Las llevadas a cabo por establecimientos comerciales abiertos al público integrados en este sector conforme a la normativa dictada por la administración competente. Se incluyen dentro de este concepto los hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos. b) Las realizadas por campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.”

Un solo sujeto obligado, una sola lista de datos: mismos campos del anexo I, mismo plazo de 24 horas, mismas sanciones.

El escáner de DNI: la función que quizá no necesitas pagar

Buena parte del marketing de esta categoría gira alrededor del escaneo del DNI: OCR de la banda MRZ, comparación biométrica, selfies de verificación. Antes de pagar por ello, dos consideraciones:

1. No es un requisito legal. El RD 933/2021 te pide recoger y comunicar los datos del anexo I, no imágenes del documento⁴. La AEPD, de hecho, prohíbe expresamente quedarse copias del DNI y admite el check-in a distancia con verificaciones alternativas⁵.
2. Escanear no rellena solo. El dato que más partes tumba (número de soporte, segundo apellido, parentesco con menores) sigue necesitando revisión. El escáner ahorra tecleo; no sustituye la validación.

Los datos del viajero que exige el anexo I (apartado A.3) son quince, y ninguno es una imagen:

• Nombre, primer apellido y segundo apellido.
• Sexo, nacionalidad y fecha de nacimiento.
• Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE), número de documento y número de soporte.
• Lugar de residencia habitual: dirección completa, localidad y país.
• Teléfono fijo, teléfono móvil y correo electrónico.
• Número de viajeros y relación de parentesco entre ellos cuando alguno sea menor de edad.

Sobre la copia del documento, la AEPD es tajante:

“Solicitar una copia del Documento Nacional de Identidad o del Pasaporte vulnera el principio de minimización de datos, establecido en el artículo 5.1.c) del RGPD, y supone un tratamiento excesivo de datos.”

La misma nota admite que el formulario con los datos del anexo I se cumplimente en línea y da por válidas tres formas de autenticar al huésped que no está delante:

• Certificados digitales.
• La concordancia entre los datos declarados y los asociados al medio de pago utilizado.
• Códigos de seguridad enviados al teléfono o al correo electrónico del huésped, como factores de autenticación.

Nuestra postura, y por eso no lo ofrecemos: el huésped rellena sus datos en su propio idioma (el check-in de RegistroViajero funciona en 9), el sistema valida los campos del anexo I contra las reglas de SES antes de enviar, y no se almacena ninguna imagen del documento. Menos fricción para el huésped y ningún archivo de fotocopias que custodiar. Quien prefiera el flujo con escáner tiene buenas opciones en la tabla; es una diferencia de filosofía, no de cumplimiento.

Después del check-in: qué más exige el RD 933/2021

Es la pregunta que separa una app de check-in de una solución de cumplimiento completa. El check-in recoge los datos; el trabajo legal termina cuando el parte está aceptado por SES.HOSPEDAJES (o Mossos/Ertzaintza) dentro de plazo, con los datos y su justificante conservados tres años desde la finalización del servicio⁶. El plazo lo fija el artículo 6.3:

“Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas […] b) Al inicio de los servicios contratados.”

Y la conservación, el artículo 5.3:

“Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.”

Al comparar, pregunta a cada proveedor por el ciclo completo: parte enviado, respuesta verificada, errores reintentados. La recogida de datos bonita es la parte fácil.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona el check-in online en un alojamiento turístico? El check-in online en un alojamiento turístico funciona así: antes de llegar, el huésped recibe un enlace, rellena los datos que exige el RD 933/2021 y firma. Al inicio de la estancia, el alojamiento comunica esos datos a la autoridad correspondiente (SES.HOSPEDAJES en la mayor parte de España). Las apps de esta comparativa automatizan ese circuito.

¿Es obligatorio ofrecer check-in online? Ofrecer check-in online no es obligatorio. Lo obligatorio es recoger los datos, verificar la identidad y comunicar el parte en plazo. El check-in online es la forma de hacerlo sin estar presente, que en apartamentos sin recepción lo convierte en casi imprescindible.

¿Necesito una app con escáner de DNI? Un escáner de DNI no te hace falta como requisito legal: la norma pide datos, no imágenes, y la AEPD prohíbe conservar copias del documento. El escáner es una preferencia de flujo de trabajo.

¿Qué app cubre Cataluña y País Vasco? Las apps de esta lista que cubren Cataluña y País Vasco son Check-in Scan, Partee, Chekin y Civitfun, que declaran envío a Mossos y Ertzaintza. RegistroViajero y HolaHuésped cubren SES.HOSPEDAJES; nuestra integración autonómica está en desarrollo.

¿Por qué los precios “desde” nunca cuadran con lo que acabo pagando? Los precios “desde” no cuadran con la factura porque suelen ser el plan anual más barato, sin las funciones que buscabas (verificación, iCal, PMS) o con mínimos de unidades. Calcula siempre con tu número real de alojamientos, pago mensual y las funciones que usarás.

¿Sirve el mismo software de check-in para un hotel y para un apartamento? El mismo software sirve para los dos en la parte legal: el RD 933/2021 pide los mismos datos y el mismo plazo. Lo que cambia es el encaje operativo. Un hotel necesita que el check-in vuelque en su PMS y que los envíos por lotes se puedan reintentar; un apartamento necesita que el huésped se apañe solo desde el móvil. Casi todo el software de esta lista está diseñado para lo segundo.

¿Hay alguna app de check-in gratis? Ninguna de las apps de esta comparativa es gratis del todo con envío a SES.HOSPEDAJES. Lo que sí hay son periodos de prueba (15 días en HolaHuésped y en RegistroViajero, 14 en Chekin y en Check-in Scan) y primeros meses gratuitos, como el de Partee. Si buscas coste cero permanente, la alternativa real es el portal del Ministerio a mano, con nuestra plantilla del parte para recoger los datos.

Qué comprobar antes de firmar con cualquiera de estas apps

Tres cosas, en este orden: el mínimo de alojamientos y a qué forma de pago va atado, si el envío llega a la autoridad de tu comunidad y no solo a SES.HOSPEDAJES, y si el proveedor te enseña el estado real del parte una vez enviado. El precio unitario se decide después, no antes.

Si tu stack ya está montado y lo que falta es esa capa de cumplimiento, así resolvemos nosotros el ciclo completo, y la prueba de 15 días no pide tarjeta.

Los precios y las condiciones pueden cambiar en cualquier momento: comprueba la web de cada proveedor antes de decidir. RegistroViajero es el producto de los autores de este blog.