Cada verano vuelve la misma escena: recepciones pidiendo una fotocopia del DNI, apartamentos que exigen la foto del documento por WhatsApp antes de dar las llaves, formularios de check-in que reclaman el pasaporte escaneado por las dos caras. Y cada verano hay más denuncias. FACUA lo recordó el 10 de julio: los alojamientos no pueden exigir una foto ni escanear el DNI para el check-in. Solo pueden pedir que se lo enseñes.
La confusión tiene una explicación honesta: el Real Decreto 933/2021 te obliga a registrar y comunicar los datos de cada viajero, y la fotocopia parece la forma más rápida de no equivocarse al copiarlos. Pero la Agencia Española de Protección de Datos lleva tiempo diciendo que esa vía es ilegal, y ya ha multado por ella. La buena noticia es que cumplir las dos normas a la vez es perfectamente posible. Vamos a lo concreto.
Lo que te obliga el RD 933/2021 (y lo que no)
El decreto te exige tres cosas:
- Recoger los datos de cada viajero que fija su anexo I: identidad, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, y los datos de la estancia y del pago.
- Llevar un registro informático con esos datos (artículo 5.1) y conservarlo tres años desde el fin de la estancia (artículo 5.3).
- Comunicarlos a SES.HOSPEDAJES en un máximo de 24 horas (artículo 6).
Lo que no aparece en ningún artículo: la obligación de quedarte una copia del documento. El decreto pide datos, no imágenes. Ese matiz, que parece menor, es todo el asunto.
Lo que dice la AEPD, con cita textual
La AEPD publicó una nota específica sobre hospedajes el 17 de junio de 2025, precisamente para responder a la pregunta “¿puedo pedir copia del DNI para cumplir el RD 933/2021?”. Su respuesta:
“Solicitar una copia del Documento Nacional de Identidad o del Pasaporte vulnera el principio de minimización de datos, establecido en el artículo 5.1.c) del RGPD, y supone un tratamiento excesivo de datos.”
El razonamiento es doble. Primero, el DNI completo contiene más datos de los que la norma te obliga a recoger: la fotografía, la fecha de caducidad, el CAN, el nombre de los padres. Segundo, acumular copias de documentos crea “un riesgo innecesario de suplantación de la identidad” si alguien accede a ese archivo. Y añade un argumento que desmonta la justificación práctica: la copia ni siquiera sirve para verificar la identidad de quien la envía, y el DNI por sí solo no contiene todos los datos del anexo I, así que tampoco te ahorra el formulario.
Las multas ya han llegado
No es teoría. En 2021 la AEPD impuso 30.000 euros de multa a un hotel de Baleares (resolución PS/00078/2021) por escanear los pasaportes en el check-in y conservar la fotografía de los huéspedes. La denuncia la puso una clienta holandesa. Y en 2023, según recogió Confilegal, un gestor de apartamentos anunciados en Airbnb recibió 75.000 euros de sanción por un check-in online que exigía la foto del DNI por las dos caras más un selfie a cada huésped.
La asimetría es incómoda pero real: por no enviar el parte te sanciona el Ministerio del Interior, y por recoger datos de más te sanciona la AEPD. El cumplimiento está en el punto medio exacto: todos los datos del anexo, ni un dato más.
Cómo hacer el check-in bien
La propia nota de la AEPD describe las vías válidas.
En persona. El huésped rellena (o confirmas con él) un formulario con los datos del anexo I, y tú compruebas visualmente que coinciden con el documento que te enseña. Miras, comparas, devuelves. La AEPD lo dice así: “podría bastar con comprobar visualmente la correspondencia entre los datos facilitados y el documento de identidad exhibido”.
A distancia (check-in online). Aquí la AEPD admite varias fórmulas: certificados digitales, la verificación cruzada con los datos del medio de pago, o códigos de seguridad enviados al teléfono o al correo del viajero como factor de autenticación. Lo que no está en la lista es “mándame una foto del DNI por WhatsApp”.
Con menores. Ni siquiera hace falta plantearse la copia: los menores de 14 años no firman y sus datos los aporta el adulto responsable. Los detalles, edades y quién responde de qué están en nuestra guía de menores en el parte de viajeros.
¿Y si el huésped consiente? Es tentador pensar que una casilla de “acepto” lo arregla, pero un consentimiento condicionado a recibir las llaves difícilmente es libre (es el problema clásico del artículo 7.4 del RGPD), y la objeción de fondo de la AEPD es de minimización: recoges más datos de los necesarios, consientan o no. Ninguna de las vías que la Agencia da por buenas pasa por guardar una copia del documento.
Qué significa esto para tu operativa
| Práctica | ¿Cumple? |
|---|---|
| Mirar el DNI y contrastar los datos del formulario | Sí |
| Formulario de check-in online con los campos del anexo I | Sí |
| Verificación por código SMS/email o datos del pago | Sí |
| Fotocopiar o escanear el DNI “para el archivo” | No |
| Pedir la foto del DNI por WhatsApp o email antes de llegar | No |
| Exigir selfie con el documento | No |
El check-in digital de RegistroViajero está construido sobre esta lógica: cada huésped rellena sus propios datos en su idioma (hay 9 disponibles), el sistema valida que los campos del anexo I están completos y correctos, y el parte sale hacia SES.HOSPEDAJES en plazo. Sin fotos de documentos por medio, sin archivo de fotocopias que custodiar, y sin copiar datos a mano en el portal. Puedes ver cómo funciona si quieres montarlo así este verano.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir al huésped que me enseñe el DNI? Sí, y debes: la exhibición del documento es la forma de verificar que los datos que te ha dado son ciertos. Lo que no puedes es quedarte una copia, foto o escaneo.
¿Y si el huésped me manda la foto del DNI por su cuenta? No la conserves. El problema legal no es quién inicia el envío sino el tratamiento: almacenar copias de documentos es un tratamiento excesivo según la AEPD.
¿Cómo cumplo entonces el registro de tres años? Conservando los datos, no los documentos. El artículo 5 del RD 933/2021 exige un registro informático con los datos de los anexos, durante tres años desde el fin de la estancia.
¿Qué me puede pasar si sigo fotocopiando? Una denuncia ante la AEPD y una sanción por RGPD. Hay precedentes de 30.000 y 75.000 euros en alojamientos por escanear o exigir fotos del documento.
¿Esto cambia algo en los datos que envío a SES.HOSPEDAJES? No. Los campos del anexo I siguen siendo los mismos y el plazo de 24 horas también. Cambia el cómo los recoges, no el qué envías.
Fuentes y aviso
Fuentes: nota de la AEPD sobre copias de documentos de identidad en hospedajes, 17 de junio de 2025 y su nota de prensa; RD 933/2021 (BOE); resolución AEPD PS/00078/2021; FACUA vía Que.es, 10 de julio de 2026; Confilegal, 17 de mayo de 2023.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico profesional.
